Jawatan Kosong: Kesilapan Pemohon & Cara Mengatasinya

Kerja Kosong | Tips Membuat Permohonan & tips temuduga

Jawatan Kosong: Tips Membuat Permohonan, Menghadiri Temuduga & Selepas Temuduga

Secara amnya, seseorang akan mula mencari pekerjaan sebaik sahaja mereka tamat pengajian. Namun begitu, ada di kalangan graduan-graduan muda yang mengeluh dan mengatakan bahawa sukar untuk mereka mendapat pekerjaan. Ramai yang memberikan alasan dan mengatakan bahawa peluang pekerjaan dan jawatan kosong semakin berkurangan kerana pelbagai faktor, seperti kemerosotan ekonomi dan lain-lain.

Meskipun ia adalah benar, namun seseorang tidak harus menyalahkan faktor luaran semata-mata. Adalah lebih baik untuk memastikan bahawa kita telah melakukan yang terbaik dalam perkara yang berada di dalam kawalan kita. Di sini ingin saya kongsikan beberapa kesilapan yang lazim dibuat oleh mereka yang memohon jawatan kosong berdasarkan pengalaman saya sendiri dalam memilih calon yang sesuai, mengendalikan sesi temuduga dan juga melibatkan diri di dalam proses pengambilan. Tips-tips ini boleh digunapakai untuk memohon jawatan kosong kerajaan mahupun jawatan kosong swasta. Di sini saya kongsikan langkah-langkah perlu diambil mengikut 3 tahap sewaktu memohon kerja kosong, iaitu:

  1. Ketika Membuat Permohonan;
  2. Sewaktu temuduga; dan
  3. Selepas temuduga.

Mohon Jawatan Kosong | Tips Membuat Permohonan & Menghantar resume

Ketika Membuat Permohonan Jawatan Kosong

Masalah: Resume Tiada Maklumat Penting

Anda hanya perlu bayangkan resume anda sebagai beberapa helaian kertas iklan untuk menjual diri anda, dan majikan sebagai pelanggan. Dengan resume yang dihantar, adakah anda mempunyai “wow factor” yang boleh menarik perhatian? Tanpa maklumat dan kata kunci yang betul di dalam resume, anda mungkin akan menghadapi kesukaran untuk meyakinkan pihak majikan supaya memanggil anda untuk ditemuduga. Apa yang menghampakan biasanya adalah apabila sesebuah resume itu hanya mengandungi maklumat yang terlampau basic yang tidak mempunyai apa-apa nilai yang dapat membantu penerima resume membuat pertimbangan untuk memanggil anda ke sesi temuduga.

Penyelesaian: Sertakan Maklumat Penting & Relevan

Apabila pihak majikan meneliti resume – terutamanya bagi syarikat-syarikat bersar yang mempunyai beratus-ratus resume untuk setiap satu jawatan kosong, peringkat pertama adalah untuk mencari kata kunci di dalam resume yang relevan untuk sesuatu jawatan tersebut. Kalau anda adalah seorang fresh graduate, ceritakanlah apa sahaja yang anda lakukan ketika di universiti untuk menunjukkan bahawa anda adalah seorang yang boleh memberikan komitmen. Tapi, jangan letak benda yang terlampau mengarut atau remeh pula. Cara senang adalah dengan melihat kriteria kerja tersebut – seperti tahan maki (sesiapa yang sudah mempunyai pengalaman kerja mesti faham), boleh buat multi-tasking, teratur, boleh follow deadline dan sebagainya. Memandangkan anda tiada pengalaman, di bahagian inilah anda perlu attack!

Bagi yang sudah berkerjaya pula, pastikan ada sesuatu tentang diri anda yang boleh dikaitkan dengan pekerjaan yang anda pohon. Konsep yang sama seperti mula-mula berkawan dengan seseorang – mengenalpasti titik persamaan itu penting. Kalau langsung tiada persamaan atau keserasian, susahlah untuk anda dipilih untuk menghadiri temuduga. Ini adalah salah satu daripada masalah utama untuk mereka yang ingin membuat career shift, contohnya daripada seorang pakar IT tetapi ingin memohon jawatan sebagai Eksekutif Pemasaran. Di dalam kes sebegini, anda cuma perlu tahu yang anda tidak perlu terikat dengan template dan standard. Kalau betul anda seorang pakar IT yang ingin memulakan kerjaya dalam bidang pemasaran, ceritakan skill anda dalam bidang pemasaran. Tetapi, pastikan anda boleh buktikan yang anda berkelayakan.


Masalah: Hantar Resume Dalam Format Microsoft Word (.doc)

Apa masalahnya dengan menghantar resume dalam format Word? Jawapannya adalah kerana ia boleh di”edit” oleh penerima. Selain itu, format Microsoft Word lazimnya mempunyai versi berbeza yang akan mengelirukan pembaca resume anda. Apa yang anda nampak di dalam komputer anda mungkin tidak sama dengan apa yang pembaca nampak.

Penyelesaian: Hantar Dalam Format PDF (.pdf)

Untuk menunjukkan bahawa anda seorang yang profesional, jangan lupa untuk menghantar resume anda di dalam format PDF. Dengan cara ini, format resume anda akan menjadi tetap dan ia akan kelihatan lebih kemas. Meskipun perkara sebegini kelihatan tidak penting, tetapi di dalam kes syarikat-syarikat besar yang mana setiap satu jawatan kosong mempunyai beratus-ratus pemohon, kesilapan sekecil ini boleh menyebabkan resume anda diabaikan.

tips mohon jawatan kosong
Selepas menyimpan dokumen anda dalam format Microsoft Word, tekan “Save As” lagi sekali sebagai “PDF”

Masalah: Salah Ejaan

Kesalahan ejaan ataupun penyalahgunaan tatabahasa di dalam resume adalah salah satu daripada masalah yang selalu dikenalpasti. Sekiranya jawatan yang anda pohon memerlukan tahap ketelitian yang tinggi (seperti akauntan, pegawai undang-undang atau pakar analisis), kesilapan ejaan boleh menjadi satu red flag. Jika tiga helai resume pun tidak dapat disempurnakan ejaannya, mana mungkin pihak majikan ingin mempertimbangkan permohonan tersebut?

Ini adalah masalah yang lazim berlaku berikutan masalah otak kita sendiri. Ingin tahu kenapa? Ini jawapannya:

TIps Mohon Jawatan Kosong | Salah Satu Punca Kesilapan Ketika Menyediakan Resume

Maksud yang ingin disampaikan adalah minda kita mempunyai satu kebolehan membaca sesuatu dengan baik meskipun ejaannya tidak tepat dengan cara mengenalpasti corak atau pattern. Meskipun ia adalah sesuatu yang bagus, tetapi ia boleh menimbulkan masalah dalam memastikan resume anda mempunyai isi yang sempurna dari segi ejaan dan penggunaan bahasa.

Penyelesaian: Semak Semula Resume

Menyemak semula resume atau “proofreading” adalah kaedah terbaik untuk menyelesaikan masalah ini. Ia bermaksud membaca semula secara teliti resume anda untuk memastikan isinya berada di dalam keadaan teratur. Tetapi, untuk memastikan keberkesanannya, pastikan anda memberikan resume anda kepada orang lain untuk dibaca. Namun begitu, jangan pula berikan kepada sembarangan orang. Bagi tujuan ini, carilah rakan-rakan anda yang cerewet (yang ada masalah Obsessive Compulsive Disorder (“OCD”) & “Grammar Nazi“) untuk meneliti resume anda.


Masalah: Tiada Cover Email

Sebelum wujudnya teknologi maklumat sepertimana yang ada pada hari ini, calon-calon yang memohon kerja kosong akan menghantar surat rasmi beserta resume. Tetapi, kini hampir semua jawatan kosong boleh dipohon melalui laman web rasmi syarikat ataupun melalui emel sahaja. Namun begitu, oleh kerana cover email bukanlah satu kewajipan, ramai yang telah mengabaikan langkah ini. Walaupun cover email bukan satu keperluan, namun sebenarnya ia adalah salah satu kaedah efektif untuk memberikan pihak majikan peluang untuk mengenali anda dengan lebih dekat. Resume berfungsi sebagai satu dokumen yang mengandungi rumusan atau summary maklumat peribadi anda – ia bersifat teknikal; manakala cover email boleh digunakan sebagai medium untuk bercerita – yang mana ianya bersifat abstrak.

Penyelesaian: Sertakan Cover Email Yang Menarik

Walaupun kita suka menafikannya, manusia adalah makhluk yang berfikir menggunakan hati. Jadi, cover email boleh digunakan sebagai senjata untuk mewujudkan emosi dan “menyentuh hati” pembaca. Baiklah, bagaimana caranya untuk menulis cover email yang baik? Jawapannya adalah jangan terlampau terikat dengan template. Kita mungkin tidak sedar mengenai perkara ini dan hanya menggunakan template cover email yang didapai melalui Google. Masalahnya, pihak majikan sudah baca beribu-ribu cover email, dan kebarangkalian mereka membaca cover email yang sama amat tinggi. Jadi, bergantung kepada jenis jawatan yang dipohon, anda boleh melakukan sesuatu yang kreatif seperti menyuntik unsur-unsur lawak di dalam cover email. Tapi, jangan pula melampaui batas sehingga menggambarkan anda sebagai seorang yang tidak mempunyai adab dan tidak profesional.

*Bagi mereka yang membuat permohonan melalui Jobstreet, pastikan anda tulis sesuatu yang menarik di bahagian “make your pitch” sebelum menghantar resume.


Mohon Jawatan Kosong | Tips Temuduga

Ketika Menghadiri Temuduga

Masalah: Datang Lambat

Lambat ketika menghadiri temuduga adalah sesuatu perkara yang boleh memberikan pandangan negatif terhadap anda. Ia menggambarkan bahawa anda adalah seorang yang tidak pandai menguruskan masa dengan baik, meskipun di dalam situasi yang memerlukan anda memberikan komitmen yang tinggi. Apa yang lebih menyedihkan adalah apabila ianya tidak berpunca daripada anda sendiri. Lazimnya, terdapat pelbagai faktor yang boleh menyebabkan berlakunya masalah ini, seperti sesat sewaktu mencari lokasi pejabat untuk sesi temuduga, bangun lambat dan lain-lain lagi.

Pernah sekali saya menemuduga seorang calon yang hadir lewat 20 minit- dan alasan yang diberikan adalah kerana tersesat jalan. Kemudian, beliau terparkir kenderaan di bangunan yang salah, dan sekiranya berpatah balik, tempoh masa perjalanan akan mengambil masa yang lama. Oleh yang demikian, beliau meninggalkan kenderaannya di bangunan tersebut dan terus berlari ke lokasi temuduga di pejabat saya. Beliau tiba dengan pakaian yang basah kerana peluh, berbau hapak, dan termengah-mengah ketika bercakap. Bayangkan saja suasananya di dalam sesi temuduga tersebut!

Penyelesaian: Rancang Masa & Datang Awal

Untuk memastikan anda tidak lambat, saya sarankan anda cuba meminta untuk melakukan temuduga pada  lewat pagi (Jam 10:00 pagi ke atas) ataupun sebelah petang – sebaik-baiknya selepas makan tengahari (terdapat kajian psikologi yang mengatakan bahawa mood seseorang lebih baik selepas rehat dan makan yang cukup – gunakan peluang ini jika boleh). Namun begitu, kaedah ini tidak boleh digunapakai sekiranya tarikh & masa sudah ditetapkan seperti untuk temuduga terbuka. Tambahan pula, ia bergantung kepada jadual penemuduga. Walaubagaimanapun, tak salah untuk anda cuba bertanya.

Seterusnya, untuk mengelakkan kesesatan, pastikan anda bertanya tentang lokasi terkini dengan penemuduga. Jangan bergantung 100% kepada maklumat di internet seperti Google ataupun Google Maps, kerana terdapat kebarangkalian lokasinya telah berubah – ataupun maklumat lokasi di Google Maps atau Waze tidak tepat. Dapatkan juga maklumat berkenaan bangunan-bangunan yang boleh menjadi landmark untuk memudahkan anda mengenalpasti tempat tersebut. Sekiranya anda mempunyai lebih masa, tinjaulah juga lokasi temuduga terlebih dahulu.


Masalah: Tidak Bersedia

Kebiasaannya, anda akan mendapat maklumat tentang temuduga beberapa hari lebih awal. Masalah yang sering berlaku adalah meskipun dengan tempoh masa yang cukup telah diberikan, calon temuduga tetap tidak bersedia. Kegagalan untuk memberikan jawapan apabila dilontarkan soalan (seperti soalan umum tentang maklumat syarikat yang boleh didapati di laman web) juga akan memberikan pandangan negatif terhadap anda.

Penyelesaian: Lakukan Kaji Selidik

Pastikan anda melakukan kaji selidik tentang syarikat tersebut dahulu sebelum menghadiri temuduga. Sebenarnya, anda tidak perlu mengkaji dengan terlalu mendalam – memadai dengan mencari maklumat umum yang boleh didapati di internet. Selain itu, cuba dapatkan sebanyak mungkin maklumat berkenaan jawatan kosong tersebut supaya anda boleh juga menerangkan tahap pemahaman & kebolehan anda berkenaan tugas bagi jawatan tersebut.

Nak buat all-out? Jika anda ingin menunjukkan bahawa anda benar-benar berminat dengan kerja kosong tersebut, anda juga boleh menyediakan PowerPoint presentation yang sesuai dengan jawatan tersebut. Sebagai contoh, sekiranya anda ingin memohon jawatan sebagai Web Programmer, sediakan presentation ringkas (10 – 15 slide untuk 5 – 10 minit presentation) tentang web programming dan sertakan contoh projek yang pernah anda jalankan sebagai portfolio atau case study. Tetapi, sekiranya anda ingin membuat presentation, jangan lupa untuk memaklumkan penemuduga terlebih dahulu kerana mereka mungkin perlu menyediakan peralatan untuk anda , seperti projektor dan sebagainya.

Memberikan sesuatu yang berharga kepada penemuduga tanpa diminta sememangnya adalah salah satu cara terbaik untuk membuatkan anda stand out.


Masalah: Tiada Keyakinan Diri

Kurang keyakinan diri juga boleh menjadi salah satu daripada faktor yang membuatkan anda kelihatan seperti tidak bersedia. Sebagai contoh:

Penemuduga: OK, perkenalkan diri awak.

Calon: Nama saya Farah. Err… err..

Penemuduga: Aik? Nak cerita pasal diri sendiri pun tak boleh?

Calon: Saya tak tau lah nak cakap apa, Encik.. **krik krikk**

Bunyinya seperti too bad to be true, bukan? Malangnya, ini kisah benar. Kurang keyakinan diri ketika bercakap boleh memberikan persepsi yang buruk terhadap diri anda. Ia boleh memberikan persepsi bahawa anda adalah seorang yang tidak matang dan tidak mahir berkomunikasi.

Penyelesaian: Berlatih

Temuduga adalah seperti mana-mana persembahan. Ia memerlukan latihan untuk membantu anda membiasakan diri dan mendapatkan keyakinan diri. Meskipun tiada peraturan one size fits all kerana terdapat juga penemuduga yang suka melakukan sesuatu di luar kebiasaan, secara amnya anda akan perlu bercerita tentang perkara-perkara ini:

  • Maklumat peribadi anda (tips: sekiranya anda mempunyai kisah luar biasa, ceritakan kepada penemuduga untuk menunjukkan bahawa anda adalah seseorang yang boleh bangkit daripada kesukaran. Pastikan anda ceritakan kisah benar sahaja!)
  • Ceritakan tentang latar belakang pendidikan & kerjaya (fokuskan kepada yang relevan dengan jawatan kosong yang dipohon)
  • Sediakan soalan untuk ditanya kepada penemuduga di akhir sesi (selain soalan berkenaan kerja kosong tersebut, anda juga boleh juga bertanyakan tentang pengalaman penemuduga sendiri bekerja di syarikat tersebut. Ingat, mendengar juga adalah salah satu taktik kerana ia menunjukkan anda bukan seorang yang mementingkan diri dan menghormati orang lain.)

Jadi, ambillah masa untuk berlatih dengan mengadakan sesi role-play dengan rakan atau sesiapa sahaja yang sudi membantu anda.


Mohon Jawatan Kosong | Tips Selepas Temuduga

Selepas Temuduga

Masalah: Tiada Emel Ucapan Terima Kasih

Anda perlu berterima kasih sekiranya dipanggil untuk menghadiri sesi temuduga, kerana penemuduga sanggup meluangkan masa bersama anda walhal terdapat perkara-perkara penting untuk dilakukan. Namun begitu, ramai yang mengabaikan perkara ini hanya kerana ia bukan satu keperluan. Perkara-perkara sebegini adalah common courtesy yang menunjukkan bahawa anda seorang yang beradab.

Penyelesaian: Hantar Emel Kepada Penemuduga

Untuk memberikan persepsi yang bagus terhadap anda, pastikan emel ucapan terima kasih dihantar kepada penemuduga. Anda boleh menghantar emel sejurus selepas sesi temuduga, ataupun menurut kaji selidik yang dilakukan, anda juga boleh menghantar emel tersebut adalah pada keesokan harinya. Namun begitu, jangan menghantar emel terlalu lambat kerana anda akan kelihatan seperti seorang yang sentiasa lewat dalam melakukan sesuatu.

Sekiranya anda tidak pernah berhubung dengan penemuduga melalui emel sebelum ini, dapatkan maklumat tersebut dengan cara yang tidak langsung, iaitu dengan meminta kad nama beliau. Sekiranya alamat emel tiada pada kad nama ataupun beliau tidak mempunyai kad nama (terlupa bawa atau kehabisan kad), barulah anda minta secara terus dengan memberitahu penemuduga bahawa anda berminat untuk berhubung dengan beliau untuk mengetahui status jawatan kosong tersebut.


Masalah: Tiada Emel Susulan (Follow-up)

Sebenarnya, perkara ini bukanlah satu masalah, kerana ia bukan sesuatu yang diharapkan oleh pihak majikan atau penemuduga. Namun, kegagalan menghantar emel susulan untuk mengetahui status terkini tetap akan menjadi masalah untuk anda sendiri kerana anda tidak mengetahui sama ada anda mendapat kerja kosong yang dipohon atau tidak. Sudah menjadi kebiasaan untuk pihak majikan tidak menghubungi calon yang gagal kerana ia memakan masa mereka.

Penyelesaian: Hantar Emel Secara Berkala

Memandangkan anda mempunyai maklumat untuk menghubungi penemuduga, gunakanlah peluang ini untuk mendapatkan status terkini tentang jawatan tersebut. Jika anda tidak mendapat kerja kosong itu sekalipun, sekurang-kurangnya anda tidak dibiarkan tergantung dan mengharapkan sesuatu yang tidak pasti. Kepastian adalah kunci, kerana jika anda tidak mendapat jawatan tersebut, anda sudah boleh move on dan menfokuskan kepada permohonan di syarikat lain tanpa kerisauan.

Selain itu, follow-up juga menunjukkan bahawa anda serius dalam menginginkan kerja tersebut berbanding calon-calon lain. Bayangkan sekiranya hanya tinggal anda dan lagi seorang calon yang mempunyai tahap kemampuan yang sama dan penemuduga berbelah bagi untuk memilih calon yang sesuai, emel susulan anda boleh membantu mewujudkan hubungan berterusan dan seterusnya membuatkan penemuduga berasa selesa dengan anda kerana kekerapan berkomunikasi.

Berapa kerap perlu anda follow-up? Pertama sekali, lakukan berdasarkan tempoh masa yang diberitahu (seperti apabila penemuduga mengatakan “saya akan menghubungi awak dalam masa seminggu” tetapi tiada khabar berita selepas tempoh seminggu tersebut tamat). Sekiranya masih tiada jawapan, anda boleh menghantar seminggu sekali sehingga mendapat keputusan muktamad.


Kesimpulan

Tips-tips yang saya kongsikan ini adalah hasil pemerhatian, penglibatan saya di dalam proses mandapatkan calon untuk mengisi jawatan kosong serta juga pandangan daripada pegawai-pegawai senior dan rakan-rakan yang bekerja di bahagian Sumber Manusia di dalam syarikat & sektor yang berbeza. Selain daripada masalah-masalah ini, terdapat juga faktor lain yang perlu diambil kira dalam menentukan sama ada anda adalah calon yang sesuai untuk mengisi jawatan kosong tersebut, seperti kesesuaian gaji yang diminta dan lain-lain. Malahan, anda juga perlu memikirkan semula sebaik mungkin sebelum membuat keputusan sekiranya mendapat tawaran.

Sekiranya anda mempunyai tips-tips lain yang berguna tetapi tidak dinyatakan di sini, silalah berkongsi di ruangan komen untuk memberikan manfaat kepada pembaca lain. Jom bantu sesama kita!

Akhir kata, selamat maju jaya saya ucapkan kepada anda! 🙂

Video berkaitan: Tips Temuduga daripada Penasihat Kerjaya dari Universiti Harvard

Anda juga mungkin berminat dengan topik-topik ini:

 

Komen Facebook